Trattamento dei dati personali

1. Cosa rappresenta questo documento?

Con il presente documento, sono indicate modalità e finalità dei trattamenti di dati personali effettuati in relazione alla gestione delle segnalazioni, disciplinate dal Regolamento Safeguarding, il quale si applica a tutti i membri dirigenti, funzionari, dipendenti e collaboratori del Comitato Olimpico Nazionale Sammarinese, nonché ai componenti le delegazioni sportive e istituzionali dello stesso, e anche agli appartenenti delle Federazioni, Associazioni affiliate e loro tesserati in base alle disposizioni vigenti negli Statuti e Regolamenti federali.

2. Quali sono i riferimenti normativi?

Linee guida internazionali del Comitato Olimpico Internazionale (CIO).
Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR).
Legge 21 dicembre 2018 n.171.

3. Identità e dati di contatto del Titolare

Il Titolare dei trattamenti è il Comitato Olimpico Nazionale Sammarinese (di seguito anche “Titolare” o “CONS”) con sede in Via Rancaglia 30, 47899 Serravalle Repubblica di San Marino, soggetto giuridico che esercita i propri poteri per mezzo del Legale Rappresentante, il Presidente Gian Primo GIARDI.

Il Titolare dei trattamenti è contattabile ai seguenti recapiti per avere maggiori informazioni sui trattamenti:

Telefono: 0549 885600
E-mail: segreteria@cons.sm

4. Identità e dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati personali

Il Responsabile della Protezione dei dati personali è l’Ufficio Approvvigionamenti, Contratti e Protezione dei dati personali contattabile ai seguenti recapiti ufficio.approvvigionamenti@pa.sm – 0549 883496.

5.Perché sono trattati dati personali?

Sono effettuati trattamenti di dati personali per le seguenti finalità:

Gestione della Segnalazione effettuata ai sensi Regolamento interno del CONS;
Adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalle normative europee ed internazionali
Difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica dei trattamenti è costituita:

per la finalità di cui alla lettera a), il consenso del segnalante.
per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento.
per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del Titolare.

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

6. Quali dati personali potranno essere trattati?

Potranno essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati personali:

Dati personali comuni del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail);
Categorie particolari del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.

7. Per quanto tempo sono conservati i dati personali?

Il Titolare dei trattamenti conserva i dati personali per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

8.In che modo sono trattati i dati personali?

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.

9. A quali soggetti possono essere comunicati i dati personali?

Alcuni trattamenti di dati personali possono essere affidati sono affidati a soggetti esterni che opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.);
Agenzie investigative;
Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.

I trattamenti di dati personali inerenti alla gestione delle segnalazioni sono effettuati dal CONS e non dovrebbero subire trasferimenti verso Paesi terzi salvo che questi non siano dovuti per l’adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalle normative europee ed internazionali o per la difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali. Tali eventuali trasferimenti saranno effettuati nel rispetto delle normative applicabili attualmente in vigore in materia.

10.Quali diritti sono esercitabili?

L’interessato, nelle persone del Segnalante o del Facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dalle normative in materia, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento, revoca del consenso), inviando una e-mail all’indirizzo: privacy@cons.sm. Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.

I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.